¿Qué significa esta situación para vuestra organización?
Recibir una comunicación de la Agencia Española de Protección de Datos no significa necesariamente que la empresa haya cometido una infracción. La AEPD puede solicitar información, investigar los hechos objeto de una reclamación o iniciar un procedimiento sancionador cuando concurran los presupuestos legales.
Cada una de estas actuaciones tiene un alcance diferente y puede exigir una respuesta específica. Identificar la fase del procedimiento, los hechos que se investigan y las obligaciones que pueden estar comprometidas resulta fundamental para valorar los riesgos y preparar una defensa jurídica adecuada.
¿Qué conviene revisar antes de actuar?
Notificación recibida
Determinar qué actuación ha iniciado la AEPD, cuáles son los hechos señalados y qué información o respuesta se requiere de la empresa.
Plazos aplicables
Comprobar los plazos establecidos para responder a requerimientos, presentar alegaciones o realizar otras actuaciones dentro del procedimiento.
Hechos y pruebas
Examinar los tratamientos de datos afectados, las circunstancias de los hechos y la documentación que puede resultar relevante para la defensa.
Vías de actuación
Valorar las alternativas jurídicas disponibles según la fase del asunto, desde la respuesta a un requerimiento hasta la impugnación de una resolución.
¿Cómo puedo intervenir?
Mi intervención comienza con el análisis de la notificación recibida, el expediente y la documentación disponible. A partir de ese examen, identifico las cuestiones jurídicas relevantes, valoro los riesgos y las posibles vías de actuación, y preparo la estrategia de defensa atendiendo a las circunstancias de la empresa.
El asesoramiento comprende la respuesta a requerimientos de información, la preparación de alegaciones, la proposición y aportación de pruebas y la defensa durante el procedimiento sancionador. Cuando procede, también asumo la impugnación de resoluciones ante la propia Administración o ante la jurisdicción contencioso-administrativa.
No todas las notificaciones exigen la misma respuesta
Antes de contestar, conviene examinar qué solicita la AEPD, qué plazo concede y qué documentación necesita la empresa para explicar su actuación. Preparar la respuesta puede exigir reconstruir los hechos, revisar los tratamientos de datos y reunir contratos, comunicaciones o registros que permitan acreditar lo ocurrido.
La contestación debe abordar de forma precisa las cuestiones planteadas y mantener la coherencia entre las explicaciones y la documentación aportada. Según el alcance de la actuación, será necesario facilitar información, justificar las medidas adoptadas o formular alegaciones frente a los hechos y las posibles infracciones atribuidas.